Ledyvas + QuickBooks Online

Qué hace

Ledyvas es un ERP de escritorio para negocios de turismo, hostelería, catering y comercio. Tu equipo lleva la operación del día dentro de Ledyvas — compras, inventario, ventas, caja, combustible y flotas — y esta integración envía los datos a QuickBooks Online a través de su API, en el modo que elijas:

• Modo Asientos: un asiento de partida doble, balanceado, por cada compra, venta y gasto.
• Modo Documentos: crea la factura de compra (Bill), la factura de venta (Invoice) o el gasto (Expense) correspondiente, y registra los pagos de cliente y proveedor cuando el documento ya está cobrado o pagado en Ledyvas.
• Crea los clientes y proveedores que falten en QuickBooks.
• Sin duplicados: cada documento se identifica por su número, en Ledyvas y contra QuickBooks, antes de crear nada. Volver a sincronizar un período es seguro.
• Si anulas o editas un documento en Ledyvas, el registro correspondiente en QuickBooks se borra o se rehace en la siguiente sincronización.

Qué versión necesitas

La conexión con QuickBooks Online forma parte de Ledyvas Enterprise y de Ledyvas Ultimate. La pantalla "Sincronizar con QuickBooks Online" aparece en Acciones Rápidas. Ambas ediciones se contratan por suscripción, únicamente a través de un Partner Oficial de Ledyvas.

• Ledyvas Enterprise está pensada para turismo, hostelería y catering. Además de esta conexión, exporta archivos de contabilidad (incluido el archivo IIF para QuickBooks Desktop, la versión instalada en el ordenador, que no usa esta conexión).
• Ledyvas Ultimate está pensada para la contabilidad y los impuestos: impuesto por documento, cuentas por cobrar y pagar, y los reportes fiscales DGII para República Dominicana.

Cómo conectar

1. En Ledyvas, abre Acciones Rápidas → Sincronizar con QuickBooks Online.
2. Pulsa Conectar con QuickBooks Online. Se abre el navegador.
3. Inicia sesión en Intuit y elige la empresa de QuickBooks que quieres conectar. Debes ser administrador de esa empresa. Ledyvas nunca ve tu contraseña.
4. Acepta el permiso y vuelve a Ledyvas: la pantalla muestra "Conectado a" y el nombre de tu empresa.

La conexión es por empresa. Si más adelante conectas otra empresa de QuickBooks, Ledyvas limpia el mapeo de cuentas y los ajustes de la anterior, porque los códigos internos no coinciden entre empresas.

Cómo sincronizar

1. Elige el período con Desde y Hasta y pulsa Actualizar. Ledyvas muestra cuántas transacciones hay, cuántas ya se sincronizaron y cuántas faltan.
2. Elige el modo: Asientos o Documentos.
3. Pulsa Sincronizar ahora. Al terminar verás el resultado: creados, omitidos (ya estaban), borrados o rehechos, y las filas con problema con el mensaje que devolvió QuickBooks.

Volver a sincronizar el mismo período no duplica nada: Ledyvas reconoce cada documento por su número.

Plan de cuentas

Ledyvas lee el plan de cuentas de tu QuickBooks y asigna cada categoría de compra, venta y gasto a una cuenta del tipo correcto (costo de ventas, ingresos, gastos). Puedes dejarlo en automático o abrir Plan de cuentas (opcional) y elegir una cuenta para cada categoría.

En el modo Asientos, la contrapartida va a Fondos sin depositar (Undeposited Funds). Ledyvas no usa Cuentas por cobrar ni Cuentas por pagar en los asientos porque QuickBooks exige indicar un cliente o proveedor en esas líneas.

Modo Documentos

• Compra → Bill (factura de compra) con su proveedor.
• Venta → Invoice (factura de venta) con su cliente. QuickBooks exige un producto o servicio en cada línea: Ledyvas crea un servicio por cada cuenta de ingresos, con el nombre "Ledyvas - " y la cuenta.
• Gasto y carga manual de combustible → Expense. QuickBooks exige una cuenta de banco o tarjeta para pagarlo: elígela en la pantalla; si no eliges ninguna, Ledyvas usa la primera cuenta de banco. Si no hay ninguna, ese gasto se envía como asiento.
• Documento ya cobrado o pagado en Ledyvas → se registra el pago (Payment o Bill Payment) una sola vez, por el saldo que QuickBooks tiene pendiente. El pago de una compra necesita una cuenta de banco.

Impuesto

En modo Documentos eliges un código de impuesto para las ventas y otro para las compras, entre los que ya existen en tu QuickBooks. Se aplica solo a los documentos que en Ledyvas tienen impuesto. Si un documento lleva impuesto y no elegiste código, sale sin impuesto y Ledyvas lo avisa en el resultado.

En modo Asientos, el impuesto se envía a una cuenta de impuesto de tu plan de cuentas, si existe (por ejemplo, "Sales Tax Payable"); si no existe, el asiento sale sin esa línea y se avisa.

Sincronización automática cada noche

Activa Sincronizar automáticamente cada noche y Ledyvas sincroniza solo los últimos 120 días, mientras la aplicación esté abierta. Muestra la fecha y el resultado de la última sincronización automática.

Si anulas o editas un documento

• Al anular un documento en Ledyvas, en la siguiente sincronización se borra en QuickBooks, junto con el pago que Ledyvas le haya registrado.
• Al editarlo, se borra el documento anterior y se crea de nuevo con los datos nuevos.
• Si el documento tiene un pago que no creó Ledyvas (por ejemplo, uno que registró tu contador), Ledyvas no lo toca: te avisa para que lo corrijas en QuickBooks.

Preguntas frecuentes

¿Qué permisos pide a QuickBooks?

Solo el permiso de contabilidad (com.intuit.quickbooks.accounting), para leer el plan de cuentas, crear clientes, proveedores y documentos, y registrar pagos. No pide acceso a pagos con tarjeta ni a nómina.

¿Dónde se guardan mis datos y mis credenciales?

Los datos de tu negocio se quedan en tu ordenador. Para conectar, el paso de autorización pasa por un servidor de Ledyvas que guarda el secreto de la aplicación y entrega un token; ese servidor no guarda tus datos contables. El token se guarda cifrado en la base de datos local de Ledyvas. Más detalle en la política de privacidad.

¿Puedo desconectar?

Sí, cuando quieras. Al desconectar desde Ledyvas se borra el acceso guardado y se deja de enviar datos. Para retirar además el permiso en QuickBooks, quita la aplicación Ledyvas desde tu cuenta de QuickBooks (aplicaciones conectadas). Lo que ya se sincronizó queda en QuickBooks.

¿Con qué empresas de QuickBooks funciona?

Con QuickBooks Online de Estados Unidos. QuickBooks Desktop no usa esta conexión; para esa versión, Ledyvas Enterprise genera un archivo IIF desde Exportar a Contabilidad.

¿Es un complemento gratuito?

La conexión forma parte de Ledyvas Enterprise y Ledyvas Ultimate, que se contratan por suscripción a través de un Partner Oficial de Ledyvas.

QuickBooks es una marca registrada de Intuit Inc. Ledyvas es un producto independiente: no está afiliado ni respaldado por Intuit.